Praktisk informasjon om digitale valg- og årsmøter 2020

Årsmøtet og valgmøtene i Vest-Agder Røde Kors vil bli gjennomførte som videokonferansemøte i Microsoft Teams.

Denne informasjonen kan bli oppdatert i forkant av møtene – delegater vil i så fall bli orientert i forkant.

Møtetidspunkt

Sakspapirer vil bli lenket til fra de ulike møtene, samt at alle sakspapirer for møtene vil bli samlet på en egen sakspapir-nettside.

Valgmøtene for d-rådene skulle opprinnelig vært holdt i årsmøte-helgen, men disse møtene er flyttet til egne tidspunkter uken i forkant. På denne måten håper vi forenkle gjennomføringen av TEAMS-møtene.

Pålogging TEAMS

Alle frivillige og tillitsvalde (som er registrerte i Diba) har tilgang til Teams med Korsveien-kontoen sin (typisk fornavn.etternamn@rodekors.org og det passordet du brukar til vanleg på Korsveien).

De som registrerte en alternativt innkallingsepost i påmeldingsskjemaet, vil få tilsendt møte-lenken både til denne eposten og til sin Røde Kors-epost.

Det vil bli lagd egne Teams-grupper og/eller TEAMS-møter for

  • Årsmøtet
  • Valgmøte omsorg
  • Valgmøte hjelpekorps

Disse gruppene vil bli opprettet i god tid før selve møtene, og delegatene vil da ha tilgang til møtene enten gjennom TEAMS eller gjennom lenker til møtene sendt via epostinnkallinger.

For tiden er det stor pågang av Røde Kors-frivillige som skaffer seg brukernavn og passord for Teams for første gong. Det innebærer at vi i enkelte tilfelle avdekker tekniske feil med tilganger.

For de fleste går dette helt fint, men dersom du ved innlogging får feilmelding om at lisensen din ikke er aktivert, må du ta kontakt med Røde Kors Datahjelp sentralt for å få hjelp til å rette feilen (vi har ikkje de nødvendige systemfullmaktene til å gjøre dette på distriktskontoret). Ring Datahjelp på tlf 22 05 40 00 (tastevalg 3), de har åpent mandag–fredag 12–15 og 18–21.

Tips: Det kan være lurt å installere og teste ut TEAMS noen dager i forkant av selve møtet.

De som i påmeldingsskjemaet svarte at de aldri hadde brukt Teams før, eller at hadde brukt – men trengte litt hjelp vil få en egen oppfølging i forkant.

Stemmegivning 

Eventuelle skriftlige avstemninger skjer ved hjelp av nettspørreløsningen Questback. Spørreskjema vil bli sendt direkte til delegatane sine personlege e-postadresser (den de har registrert i Diba med / har meldt seg på års-/valgmøtet med).

For hver avstemning vil delegatene få en e-post med lenke til de aktuelle sakene det skal stemmes over.

Den tekniske løsningen (Questback) blir lagt opp slik at det bare er mulig å stemme én gang (systemet holder styr på kven som har stemt). Samtidig blir stemmene anonymisert. Vi får med andre ord ut et resultat som ikke kan manipulerest ved å sende inn svar flere gonger, men som samtidig heller ikke kan spore tilbake kven som stemte på hvilke alternativ.

Brukerstøtte 

Ansatte på distriktskontoret vil være tilgjengelig for brukerstøtte før og under selve møtene. Informasjon om kontaktinfo til disse vil komme i forkant av selve møtet.

Dersom du aldri har brukt Teams før, eller er litt usikker på korleis du gjør det, har Sogn og Fjordane Røde Kors lagd noen enkle veiledere som viser hvordan du går fram for å laste ned Teams, logge inn, bli med på års-/valmøte, og noen tips om praktiske tips til hvordan ting fungerer inne i det digitale møterommet:

Teams: Last ned og logg inn: https://sway.office.com/vEPlrVIIKBb8Q5jf?ref=Link

Teams: Praktiske tips til møtedeltaking: https://sway.office.com/tBdhaloBTW8v6wUH?ref=Link

Husk at du kan installere Teams på både datamaskin, nettbrett og mobil. Det kan gjerne vere en fordel under møtet å f.eks følge TEAMS-møtet på nettbrettet, mens har e-postinnboksen din klar (i tilfelle skriftlege avstemninger) på mobil eller datamaskin - eller omvendt.

Vi bruker informasjonskapsler til å forbedre din brukeropplevelse og for at vi skal forstå hvordan du bruker våre nettsider. Personvernregler