Hvordan øke kvaliteten på møter og gjøre dem mer effektive?

Er det mulig å gjøre møter mer effektive og interessante og samtidig gi bedre kvalitative beslutninger?  

En engelsk forsker ved navn Neil Rackham bestemte seg for å utforske det, og laget et system for å «tagge» all kommunikasjon i møter, og basert på denne taggingen kom han fram til noen interessante funn.  

Møter der det gis mye informasjon, særlig hvis det kommer fra en og samme person, fører til at deltakerne faller av og mister konsentrasjonen. Informasjon er viktig, men tar det for stor plass uten å inkludere de andre deltakerne, mister man tilhørerne.  

Mange opplever å gå ut fra møter overbevist om at de har forstått hva de har blitt enige om, og hvor veien går videre, bare for å oppdage at de slett ikke har sjekket ut at alle deltakerne har en felles oppfatning av det, med det resultat at misforståelser oppstår og handlinger spriker.  

I møter hvor det skal tas viktige beslutninger, er det lett å oppfatte at deltakere som ikke opponerer, er enige. Dersom lederen oppdager at noen er tause, er det lett å bli usikker, og i et forsøk på å vinne alle for sitt syn, pøser på med flere argumenter for å overbevise.  

I brainstormingsmøter er det viktig at forslag kommer på bordet, men hvis det bare fortsetter å komme forslag uten at noen tar tak i noen av forslagene og bygger videre på dem, mister deltakerne interessen for de andres forslag og blir sittende og tenke på sitt eget, som ingen tar tak i, med det resultat at man ikke kommer videre.  

Basert på disse observasjonene, kom Rackham fram til følgende gode tips:  

1. Reduser bruken av informasjon, og øk heller bruken av spørsmål eller søk informasjon fra deltakerne.  

2. Sjekk underveis i møtet at deltakerne har forstått innholdet i informasjonen, ikke ved å spørre om de har forstått, men ved å be dem forklare hva de har forstått. Det vil gi deg som leder informasjon om ditt budskap er klart, men det vil også gi de andre deltakerne mulighet til å sjekke ut om de har forstått det riktig også.  

3. Dersom dere har et brainstormingsmøte hvor mange forslag kommer på bordet, stopp på et tidspunkt, og vurder om noen av de allerede innkomne forslag er verdt å gå videre på og oppfordre forsamlingen til å komme med innspill på hvordan de kan bygge og utvikle noen av dem. Det bidrar til at flere føler eierskap til hvert forslag, og dermed engasjement i dem. 

4. Er du avhengig av å vite hvor alle deltakerne står i forhold til viktige beslutninger, så pass på at du ikke tolker en aktiv deltaker som en støtte for beslutningen. At en snakker mye i et møte, betyr ikke at vedkommende er villig til å ta stilling til beslutningsforslag. Så i stedet for å fortsette å argumentere, stopp og spør deltakerne direkte hva de mener. Hva mener du? Og hvis svaret er unnvikende, som «Jeg vet ikke….», så fortsett med: «Og hvis du MÅTTE vite?» Faren ved ikke å gjøre det, er at enkelte deltakere går ut av møtet og tenker: Jeg er ikke enig, og jeg kommer ikke til å følge opp beslutningen.  

5. Gjør det til en vane på slutten av hvert møte og be en av deltakerne oppsummere hva dere har blitt enige om. Du får sjekket ut om det stemmer med din intensjon, og de andre deltakerne får anledning til å oppdage om de har fått med seg alt.  

Klarer du som møteleder å gjennomføre disse 5 punktene, vil du oppdage at møtene kan bli både mer interessante, effektive og kvaliteten på beslutningene mye bedre.  

Lykke til!