Personvernerklæring for frivillige i Norges Røde Kors

Norges Røde Kors, heretter kalt Røde Kors, er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi har registrert og behandler i forbindelse med ditt frivillig arbeid i Norges Røde Kors.

Hvilke personopplysninger har Røde Kors om deg?

Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Typiske opplysninger som vi registrerer om deg:

  • Vi registrerer navn, personnummer, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer.
  • Vi oppbevarer kontonummer for utbetaling av lønn.
  • Dersom du stiller til valg som tillitsvalgt eller søker spesielle frivilligroller behandler vi uttalelser fra referanser, interne vurderinger og opplysninger fra bakgrunnssjekk

Personopplysninger vi registrerer om deg i forbindelse med utførelse av tillitsverv eller andre roller i frivillig arbeid

I forbindelse med frivillig arbeid registrerer vi en rekke personopplysninger:

  • Opplysninger som tilknytningsdato, og informasjon knyttet til din aktivitetsdeltagelse. Kildene for slik informasjon vil dels være våre virksomhetssystemer og dels andre frivillige og ansatte i Norges Røde Kors.
  • Informasjon om, reiser, utlegg, andre utgifter, forsikringer etc., som Røde Kors svarer for.
  • Håndtering av advarsler, varsling og klager kan gjøre det nødvendig å behandle dine personopplysninger, enten du varsler selv eller om noen skulle varsle om deg.
  • I forbindelse med bruk av mobile enheter som mobil, nettbrett og pc, lagres logger hos mobilleverandør automatisk. De viser når og hvor utstyret er i bruk og oppslag på Internett. Det er kun politiet som kan søke om innsyn i disse i forbindelse med etterforskning.
  • Meldinger og transaksjoner i Røde Kors’ IT-systemer blir monitorert og overvåket for å se etter sikkerhetstrusler. Det er strengt regulert hvem som får tilgang til dataene og på hvilket grunnlag dataene blir lagret og benyttet.
  • Bruk av våre virksomhetssystemer vil generere ulike typer logger. Disse kan for eksempel gi informasjon om når du bruker et datasystem, når du er logget på intranettet.
  • På nasjonalkontoret til Norges Røde Kors brukes kameraovervåkning rettet mot fasade og inngangsdører av sikkerhetshensyn. Et eksternt sikkerhetsselskap har tilgang til kameraene i sanntid, og det lagres videoopptak hos Røde Kors i en begrenset periode.

Hva Røde Kors bruker personopplysningene til?

Under angis de mest sentrale formålene som personopplysningene brukes til. Det rettslige grunnlaget er enten at behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg, at vi er pålagt behandlingen i lov eller at vi har en berettiget interesse i behandlingen som overstiger eventuell personvernmessig ulempe for deg.

  • Vi trenger å få bekreftet identiteten din og bakgrunnen din. Vi bruker kontaktinformasjonen din og avgitte opplysninger til dette.
  • Ved rekruttering til tillitsverv utfører vi en mer omfattende bakgrunnssjekk. Dette vil vi alltid opplyse om på forhånd.
  • Vi trenger å utbetale refusjoner på dine utlegg og reisekostnader, dersom du er på oppdrag for Røde Kors. Vi bruker ditt personnummer, bankkontonummer og opplysninger om din frivilligaktivitet til dette.
  • Vi kan ønske å bruke bilde av deg (e.l.) i forbindelse med markedsføring av Røde Kors. Dette gjøres på basis av ditt samtykke. Du står fritt til å trekke samtykket tilbake.
  • Vi trenger å sikre systemene, kontorene og lokalene våre. Vi benytter logginformasjon fra mange ulike systemer og logger fra video- og adgangskontrollsystemer til dette.
  • Vi trenger å behandle klager, varsler og advarsler og bruker relevante opplysninger som genereres mens du er tilknyttet oss til dette.

Hvem deler vi dine opplysninger med?

  • Vi benytter databehandlere som bistår oss med ulike prosesser i Røde Kors. De ulike typer kategorier av databehandlere er følgende:
  • Leverandører som leverer og drifter it-systemer og løsninger.
  • Leverandører som bistår med gjennomføring av prosesser som for eksempel kjøring av refusjoner.
  • Leverandører som bistår med sikkerhet, for eksempel adgangskontrollsystemer.
  • I Røde Kors deles opplysninger om frivillige mellom de juridiske enhetene ved behov. HR er lokalisert til Nasjonalkontoret og bistår distriktskontorene i administrasjon av personopplysninger og ved oppfølgingssaker.
  • Offentlige myndigheter pålegger oss å dele dine personopplysninger med for eksempel skatteetaten.
  • I forbindelse med reiser vil dine kontaktdata bli delt med reisebyrået Berg-Hansen, som vi har inngått databehandleravtale med. Avtalen sikrer at personvernet blir ivaretatt.

Geografisk lagring av personopplysninger

Røde Kors benytter ulike skyløsninger for IT-systemene. Opplysningene lagres i og er tilgjengelig fra tredjeland. Dette blir gjort på lovlig måte gjennom EUs godtatte overføringsmekanismer.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger om deg

Vi lagrer personopplysningene dine så kort tid som mulig og kun så lenge det er nødvendig eller så lenge vi er pålagt lagring ved lov. Ta kontakt med HR i Røde Kors for informasjon om hvor lenge vi oppbevarer de aktuelle opplysningene. Vi vil uansett lagre opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår et særlig behov, for eksempel ved klager eller krav som rettes mot oss eller av oss.

Dine rettigheter

Personvernregelverket gir deg en rekke rettigheter knyttet til dine personopplysninger: 

Selv om denne personvernerklæringen gir mye informasjon, kan du be om mer inngående informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg. 

  • Du har rett til innsyn i personopplysningene dine.
  • Dersom personopplysningene dine er feil, har du rett til å få dem rettet.
  • Personopplysninger vi eventuelt ikke har grunnlag for å behandle, skal slettes. Du kan kreve at dette blir gjort om vi ikke har sørget for det på eget initiativ.
  • Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
  • Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at personopplysningene dine overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
  • Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for helt automatiserte individuelle avgjørelser av rettslig karakter.
  • Hvis du mener at vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg om å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.

Personvernregelverket har omfattende bestemmelser om dine rettigheter. Det kan det kan gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Dersom du ønsker å gjøre bruk av rettighetene, henvender du deg til oss. Se kontaktdata nederst på siden. Vi vil besvare henvendelsen din så snart som mulig, og normalt innen 30 dager.

Personvernregelverket åpner for at vi i bestemte tilfeller kan foreta innsyn i din e-postkasse, mobiltelefon og annet utstyr som er stilt til rådighet for deg av Røde Kors. Dette kan for eksempel skje hvis det er nødvendig for å ivareta berettigede interesser ved virksomheten.

Det kan også skje ved begrunnet mistanke om at dine handlinger er et grovt brudd på de plikter som følger av et tillitsverv eller rolle i organisasjonen eller kan gi grunnlag utestengelse. Alt slikt innsyn vil foretas i henhold til lovens detaljerte regler om dette.

Kameraovervåkning

På Nasjonalkontoret brukes kameraovervåkning rettet mot fasade og inngangsdører. Formålet er å ivareta sikkerheten på eiendommen og brukes ikke til overvåkning av ansatte eller frivillige.

Ved skade på eiendommen eller kriminelle hendelser kan utvalgt personell gjennomgå opptak fra kameraene. Opptakene lagres i 7 dager dersom ikke det har oppstått spesielle hendelser. Det er kun politi som kan få utlevert opptakene.

Kontaktinformasjon

Vi er tilgjengelig for eventuelle spørsmål du måtte ha. Kontakt gjerne personvernombud@redcross.no for Norges Røde Kors, eller personvernkoordinator i den Røde Kors-avdelingen du er knyttet til gjennom frivilligaktivitet.