Utrullingen av FAKS – en felles digital plattform for redningstjenesten

Erfaringene fra flere store hendelser, blant annet leirskredet i Gjerdrum i 2020, understøttet behovet for et felles arbeidsverktøy. Tidligere hadde de ulike organisasjonene benyttet separate systemer, noe som førte til fragmentert informasjon og begrenset tilgjengelighet på tvers av aktørene – eksempelvis hadde ikke politiet tilgang til systemene Røde Kors brukte. Med bakgrunn i denne erkjennelsen ble prosjektet Felles Aksjonsstøtte (FAKS) formelt etablert 1. februar 2022, etter initiativ fra Røde Kors.

FAKS er utviklet for å bryte ned digitale siloer. Systemet gjør det mulig for politiet, frivillige organisasjoner, Hovedredningssentralen og andre aktører å se det samme situasjonsbildet, oppdatere informasjon i sanntid og koordinere ressursene mer effektivt – uavhengig av organisasjonstilknytning eller geografisk plassering.

Røde Kors i prosjektet

I Røde Kors har vi gjennom hele utviklingen og utrullingen av FAKS hatt ansattstillinger dedikert til prosjektet. I tillegg har vi hatt faste frivillige ressurspersoner som både har bidratt med innspill til fellesprosjektet, og vært retningsvisere for oss ansatte internt i organisasjonen. Det har gitt oss en tydelig rettesnor – og en åpen linje til frivilligheten som har vist oss behovene og pulsen ute i organisasjonen.

Vi har også hatt en egen dedikert fagstilling for utrulling. Det har gitt muligheten til å ha en strukturert og planlagt prosess, både for hvordan vi rullet ut FAKS internt i Røde Kors – og hvordan vi rullet ut FAKS på tvers av de andre organisasjonene, i fellesskap.

I utrullingen av verktøyet fulgte vi en plan med fem hovedsteg:

Steg 1 – Kartlegging av behov

Arbeidet startet med en grundig behovsanalyse, der representanter fra politiet, Hovedredningssentralen, frivillige organisasjoner og andre nøkkelaktører deltok. Eksperter med lang erfaring fra søk- og redning beskrev behov og utfordringer, som deretter ble drøftet, sortert og prioritert i tre kategorier:

• Må ha – funksjoner som var helt nødvendige for å ta i bruk systemet i første versjon
• Ønsker – nyttige funksjoner som kunne komme i senere faser
• Kan forkastes – elementer fra tidligere løsninger som ikke lenger var nødvendige

Denne prioriteringen la grunnlaget for en målrettet utviklingsprosess.

Steg 2 – Tett samarbeid med utviklerne

Det ble raskt etablert en god dialog mellom BarentsWatch (som stod for den tekniske utviklingen av systemet) og de øvrige organisasjonene i prosjektet. I tidlig fase gjennomførte fagekspertene en rekke møter med utviklerne slik at de skulle forstå hvordan søksaksjoner gjennomføres i praksis. Utviklerne fikk teoretisk gjennomgang innendørs, med opptegning av blant annet savnetprofil og fempunktsordre, og deltakelse på praktiske øvelser utendørs. Dette ga verdifull innsikt i hva som var ønsket, og hvilke behov systemet måtte dekke. 

Den tette kontakten gjorde det mulig å fange opp feil tidlig, justere funksjonalitet underveis og sikre at sluttproduktet fungerte i reelle operasjonelle situasjoner.

Steg 3 – Utbredt testing, og tilbakemeldinger

Testing og øvelser har vært en integrert del av hele utviklingsløpet. I starten ble det gjennomført brukertesting av design og funksjonalitet i liten skala, med direkte tilbakemeldinger fra blant annet fagekspertene i prosjektgruppa og frivillige fremtidige brukere. Etter hvert ble det trappet opp til storskala øvelser, der over 100 deltakere var involvert, og flere parallelle aksjoner ble gjennomført. Dette for å teste systemets kapasitet og samhandlingen mellom aktørene i et felles system.

Bred involvering har vært en nøkkelfaktor. Frivillige hjelpekorpsere fra flere ulike distrikter, med både kort og lang erfaring, har fått prøve systemet tidlig og komme med innspill. Både enkeltfrivillige som først og fremst bidrar lokalt, og frivillige med nasjonale roller, har vært med i testingen.

Mangfoldet av deltakere har sikret at tilbakemeldingene reflekterer ulike behov og erfaringer fra hele organisasjonen.

Steg 4 – Felles opplæring

I oktober 2024 ble den nasjonale opplæringssamlingen gjennomført på Gardermoen med rundt 180 deltakere fra alle politidistrikter og organisasjoner. Samlingen ga ikke bare teknisk opplæring, men bidro til at alle fikk samme kunnskapsnivå, et felles eierskap til verktøyet og et godt nettverk på tvers av aktører og distrikter.

Deltakerne ble organisert i grupper etter politidistrikt, med frivillige og politi rundt samme bord. Gjennom hele helgen arbeidet disse gruppene med felles oppgaver, diskusjoner og case-baserte øvelser. Strukturen la til rette for et tett samarbeid på tvers av både organisasjoner og distrikter allerede før verktøyet ble tatt i bruk. Alle deltakerne fikk gjennom samlingen den samme innføringen i FAKS – med likt innhold, rekkefølge og metode – uavhengig av organisasjon eller distrikt. Det ga et felles utgangspunkt i hele landet og sikret at alle startet med samme forståelse. Målet var å sette en tydelig standard for hvordan verktøyet skulle brukes, og å sørge for at ingen ble stående utenfor.

Etter opplæringssamlingen fikk deltakerne i oppgave å videreføre opplæringen i egne politidistrikter. De ble utstyrt med en pakke med opplæringsmateriell felles for hele landet. Denne modellen skulle sikre at lokale mannskaper raskt fikk opplæring i systemet, og samtidig ivareta en felles standard.

Målet med felles opplæringssamling og -løp var at alle, uavhengig av organisasjon eller distrikt, skulle få samme opplæring og samme utgangspunkt før verktøyet ble tatt i bruk i skarpe aksjoner.

Steg 5 – Koordinert overgang til skarp bruk

Overgangen til operativ bruk ble gjennomført parallelt i hele landet, men hvert politidistrikt fikk selv legge en plan for hvor lang tid de ønsket å bruke på å klargjøre eget distrikt. Noen tok steget over allerede rundt nyttår, mens andre var klare nærmere påske. I løpet av et halvt år var samtlige distrikter i gang med FAKS i skarp bruk.

Fleksibiliteten var en stor styrke. Hvert distrikt kunne tilpasse prosessen til egne forhold – for eksempel består Sør-Øst politidistrikt av tre Røde Kors-distrikter som måtte samordnes, mens Oslo politidistrikt kun har én (stor) lokalforening å koordinere.

For å støtte prosessen hadde Røde Kors sitt eget interne nasjonale prosjekt månedlige møter med opplæringsansvarlige fra hele landet. Her ble erfaringer delt på tvers av politidistriktene, og de som hadde gjennomført overgangen tidlig, kunne gi råd og praktiske tips til de som sto foran samme oppgave. Denne delingen av erfaring bidro til at alle fikk et bedre grunnlag for en smidig overgang, og styrket samtidig samarbeidet på tvers av distriktsgrensene.

Fleksibilitet og erfaringsdeling gjorde at alle distrikter kunne gå over i eget tempo, uten å miste den nasjonale samordningen.

​Tre sentrale læringspunkter

1. Brukerne først – alltid
   Tett kontakt med fagmiljøer og fremtidige brukere var avgjørende i prosessen. Vi som var ansatte i prosjektgruppa møtte frivillige gjennom møter, samlinger og øvelser i felt. Distriktene hadde også hele veien en direkte kanal inn til nasjonalkontoret, som tok med innspill til fellesprosjektet.
2. Utviklerne som lagspillere
   Den kontinuerlige dialogen med BarentsWatch og utviklerne gjorde det mulig å styre utviklingsretningen, fange opp feil tidlig og sikre at løsningen ble justert før problemene ble store og kostbare.
3. Hele redningstjenesten i samme takt
   Alle organisasjoner i prosjektet fulgte samme tempo for utrullingen av FAKS. Dette ga både de store og de små aktørene mulighet til å tilpasse seg samtidig, noe som skapte fellesskap, eierskap og en samlet overgang til skarp bruk.

Mer enn teknologi

Prosjektet for utviklingen og utrullingen av FAKS er først og fremst et samvirkeprosjekt. Det handler ikke bare om teknologi, men om å gi hele redningstjenesten et felles utgangspunkt; uansett organisasjon, rolle eller geografi. Med FAKS står vi bedre rustet til å dele informasjon, koordinere innsats og handle som én samlet redningstjeneste. For i møte med savnede personer teller hvert minutt, og da må vi være best mulig rustet – sammen.