Hele Vestfold øver

Utgangspunktet var samarbeidsavtalen lokalforeningene har med sine respektive kommuner. Øvelsen ble gjennomført i lokalforeningenes Røde Kors-hus. Ni lokalforeninger øvde på opprettelse og drift av evakuert- og pårørende senter (EPS), mens to lokalforeninger øvde på bevertning av 60 personer i 24 timer.

Klokken 08.00 på morgen den 1. oktober tikker en melding inn på de interne kommunikasjonskanalene til lokalforeningene i Vestfold Røde Kors.

«På bakgrunn av store mengder nedbør har din kommune fått henvendelse fra Statsforvalteren om at det kan bli behov for å opprette evakuerte og pårørendesenter (EPS) i din kommune. Kommunen ber dere være forberedt på at det kan komme en anmodning om støtte til opprettelse/drift av EPS, men også mulig evakuering av mennesker eller bevertning av inntil 60 personer i inntil 24 timer. Kommunen vil komme tilbake til dere etter hvert med oppdateringer.»

Meldingen er første i en rekke flere meldinger som skal komme iløpet av denne dagen. Det hele er bare en øvelse og lokalforeningene er blitt informert. Akkurat hva denne øvelsen skal inneholde, vet de ikke.

Alle lokalforeningene får karakter 6 for innsats og leveranse!

- I scenariene lokalforeningene og distriktskontoret fikk gjennom dagen, var det nødvendig å få trent på opprettelse av kriseledelse og roller og ansvar i en krise. Vi måtte trene på samarbeid, forståelse for hendelsen og ikke minst varsling av frivillige, forteller Peter Meyer som sto bak organiseringen av øvelsen.

På distriktskontoret i Rambergveien har ledergruppa etablert krisestab. Daglig leder, Tone-Merete Hansen, leder for enhet organisasjon og styring, Ellen Haagenrud Grønli, enhetsleder for frivilligheten, Kristin Gjelstad, beredskapsansvarlig for Telemark, Jørn Kristensen og kommunikasjonsrådgiver Kjersti Veel Krauss sitter i dagens krisestab.  Deres oppgaver som krisestab er å støtte lokalforeningene i arbeidet under krisen, å holde den overordnede oversikten over situasjonen i distriktet og å ha løpende kontakt med nasjonalkontoret.

Rundt omkring i lokalforeningene samles lokalforeningsstyrene for å organisere seg til storinnsats.

Noen begynner å kartlegge hva de har av mulige ressurser, andre samles fysisk for å være sikre på at de får med seg alt. Atter andre leter gjennom beredskapsavtaler og viktige dokumenter for å få enda bedre oversikt.

Kommunen har i øvelsen bedt lokalforeningene om støtte til opprettelse og drift av EPS for inntil 3 døgn, alternativt bevertning i 24 timer, evakuering og ivaretakelse av berørte i 24 timer fra ettermiddagen.

Lokalforeningene jobber på spreng for å få oversikt og følge rutiner. Noen lager lister med roller, ansvar og skiftplaner. Andre sjekker ut om nøkkelpersoner i foreninger har fri og har mulighet til å bidra og de sørger for god informasjonsflyt til alle frivillige i organisasjonen slik at alle vet når de er forventet å møte, at de vet hva de skal gjøre og at hele foreningen jobber sammen.

- Vi var svært heldige og fikk hjelp av både eget distrikt og nabodistrikt til å være observatører under øvelsen. Vi hadde to observatører i hver lokalforening og innspillene fra observatørene, samt lokalforeningenes egenvurdering av hvordan de håndterte øvelsen, danner grunnlag for hvordan vi skal bygge oppunder øvelseskulturen fremover, forteller Peter Meyer.

Tilbakemeldingene etter øvelsen var at øvelsen var nyttig og at alle hadde hatt deg gøy under øvelsen.

- Alle lokalforeningene får karakter 6 for innsats og leveranse! Nå gleder vi oss til hvordan vi kan bli bedre på enkelte ting og å videreføre alt det gode. Èn ting er sikkert, dette var bare en av flere øvelser på både distrikts- og lokalnivå, avslutter Meyer.