LEIEBETINGELSER FOR RØDE KORS KONFERANSESENTER
Gyldig fra 01.01.18
1. Alle leietakere skal ha én ansvarlig kontaktperson, som vil ha kontaktansvar før, under og etter et arrangement. Kontaktpersonen er også ansvarlig for at betaling skjer samt oversendelse av faktura informasjon inkludert adresse og evt merknader/ressursnummer minst to dager før arrangementet finner sted.
Arrangement faktureres i etterkant med betaling innen 30 dager. Røde Kors konferansesenter forbeholder seg retten til å forlange forskuddsbetaling fra organisasjoner eller privatpersoner som ønsker å leie. Dette kan gjøres enten ved å betale en faktura på forhånd og senest 3 dager før arrangementet, eller komme innom konferansesenteret i vanlig åpningstid 08.00 – 16.00 senest 2 dager før arrangementet og betale med bankkort.
2. Leietaker skal bruke inngangen til konferansesenteret gjennom porten. Det er ikke tillatt å bruke andre lokaler enn det utleide. Det er ikke lov å parkere i borggården.
3. Verdisaker bør ikke oppbevares i garderoben. Røde Kors Konferansesenter har ikke erstatningsansvar ved tap av klær eller annet utsyr som blir etterlatt.
4. Alle våre konferanserom har trådløst nettverk, projektor med HDMI og VGA.
5. Konferansesenteret skal på forhånd godkjenne oppheng av utstillingsmateriale og plakater.
6. Ved skader på servise og/eller annet utstyr, samt forhold som medfører ekstra rengjøring, vil leietaker automatisk bli fakturert.
7. Force Majeure - hendelser utenfor Røde Kors’ kontroll – for eksempel streik, lockout, brann etc., som gjør det umulig å oppfylle forpliktelsene i avtalen – gir rett til å heve avtalen uten erstatningsansvar.
8. Ved avbestillinger av arrangement så gjelder følgende: Henry Dunant Salen, Operasjonssentralen, Frivillighet, Enhet og Røde Kors salen: mindre enn 30 dager før arrangementets dato, blir leietaker fakturert 50 % av leieprisen. Ved avbestillinger mindre enn 2 uker før arrangementet finner sted, vil leietaker bli fakturert 100 % av leieprisen.
Resterende saler mindre enn 14 dager før arrangementets dato, blir leietaker fakturert 50 % av leieprisen. Ved avbestillinger mindre enn ei uke før arrangementet finner sted, vil leietaker bli fakturert 100 % av leieprisen.
NB. Avlysning skal skje skriftlig per e-post til: konferansetjenesten@redcross.no.
9. Leie av lokale inkluderer bistand/opplæring i bruk av teknisk utstyr. Vi rigger rommet slik det ønskes før konferansen. Renhold av lokalet er inkludert i leien.
10. All servering av mat og drikke skal bestilles fra konferansesenteret. Matservering bestilles samtidig som leie av lokalet, dog minimum ei uke før. Ønsker man å ta med mat, eller bestille catering fra andre en konferansesenteret sine samarbeidspartnere faktureres det 35,- pr person.
11. Servering av alkoholholdig drikke i lukket arrangement er tillatt, men må avtales med konferansesenteret på forhånd og ikke være til sjenanse for andre leietagere. Hvis det skal selges alkohol må man innhente en skjenkebevilling fra Næringsetaten. Kopi av skjenkebevillingen skal sendes til Røde Kors Konferansesenter i forkant av arrangementet. Bruk av alkohol skjer på eget ansvar, men skal følge norsk lov. Ved brudd på kravet om skjenkebevilling vil arrangementet bli avlyst. Egne regler for vakthold vil gjelde.
